Kalkulerer 4,2 millioner kombinasjoner på et par sekunder
Etter gjentatte kamper mot turnuser, med Excel og hodet som verktøy, innså sykepleier og økonom Hilde Hordnes at det ikke kunne fortsette slik. Julen 2019 lovte hun seg selv å aldri lage en turnus for hånd igjen.
Nå er første versjon av Dynamon sitt digitale turnusverktøy, som automatisk genererer en optimert turnus, klart. Mens du som lager turnus i dag leter etter den ene turnusen som skal iverksettes, finner Dynamon den beste.
Du har kanskje forsøkt å løse en kabal i et Excel-ark før. Enten det er timeplaner, handlelister, gjøremål eller annet, tilbyr regnearkene en oversiktlig og effektiv måte å organisere informasjonen på. Du har også kanskje forsøkt å håndtere større oppgaver ved hjelp av slike verktøy, som, la oss si, tusenvis av vakter. I så fall får du sterk sympati fra gründer Hordnes.
Her kan du lese hvorfor Hilde Ulvik Hordnes tok steget.
– Min frustrasjon begynte i 2013, da kunne jeg ikke finne en eneste løsning for planlegging av turnuser, sier daglig leder i Dynamon, Hilde Hordnes.
Det ble starten på gründertanken for Hordnes. Hun erfarer at for store deler av helsevesenet, som kommunehelsetjenesten, går omtrent 80 til 85 prosent av kostnadene til lønning av de ansatte. Fra egen yrkeserfaring, med planleggingen av utallige turnuser, vet hun godt hvor mye tid som kan spares på en automatisert løsning.
– Noen sykehus starter arbeidet med sin turnus i desember, før planen blir iverksatt i januar. Da går 150 til 300 arbeidstimer til utarbeiding av turnusen, og hvis tillitsvalgt skal kontrollere turnusen brukes det omtrent 50 timer der også, sier hun.
Med vakter på dagtid, kveld og natt kan logistikken med turnusene i helse bli en enorm kabal. Eksempelvis er det snakk om 4,2 millioner mulige kombinasjoner i en avdeling med 30 ansatte. Om noen ansatte skulle ha spesielle ønsker, behov eller trenge endringer, utløses en kaskade av endringer for andre ansattes turnuser. For ikke å nevne sykefravær.
– Jeg har altså vært på utkikk etter et slikt system i årevis, uten hell. I julen 2019 kulminerte det hele, da vi ble bedt om å lage en turnus til en kommune. Da gikk hele julen med på å finne en løsning som alle var fornøyd med. Etter det bestemte jeg meg, «jeg skal aldri lage en manuell turnus igjen», sier Hordnes.
Stoppet 180.000 ganger
Resultatet av årene med frustrasjon over turnusarbeid, er et digitalisert, automatisert og skybasert turnusverktøy fra Dynamon. Dynamon er et støttesystem til eksisterende turnussystemer som benyttes i det daglige.
Systemet fra Dynamon kan best forstås gjennom den famøse «sjakkpila». Om du er en av dem som får med deg en lidenskapelig Torstein Bae på NRK sine romjulssendinger av sjakk, kjenner du godt til datamaskinsystemet som spår utfallet på brettet. Etter at et trekk er gjort, kalkulerer «Stockfish» alle mulige kombinasjoner, gjerne millioner av dem, og evaluerer sannsynligheten for et gitt utfall. Den viktige forskjellen er at sjakkdatamaskinen ikke har preferanser for et gitt utfall. Det har derimot Dynamon.
Turnussystemet spesifiserer ansatte gjennom egne kort, og kan redegjøre for personlige preferanser og tilbøyeligheter. I forkant av kalkuleringen, kan faktorer som nattevakter, helgevakter, sammen med andre preferanser inkluderes i utregningen. Dette betyr at Dynamon sitt turnusverktøy kan skreddersys til å imøtekomme preferansene til bedriften. Ved endt kalkulering, tilbyr Dynamon de ti beste turnusene. Om en endring skulle forekomme, kan programmet bare kjøres på ny. Det frigjør tid, kostnader og kompetanse, som ellers kunne gått tapt. Der man i dag leter etter den ene turnusen som skal iverksettes, leter Dynamon etter den beste turnusen for ansatte og avdeling.
– Dynamon spesifiserer hvor mange ansatte og hvilken kompetanse som skal være på jobb i et gitt tidsrom. I den turnusen undersøker maskinen millioner av ulike vaktkombinasjoner. I en avdeling med 25 ansatte, med tolv ukers turnus, målte vi 4,2 millioner ulike vaktkombinasjoner. I dette tilfellet stoppet systemet 180.000 ganger, der det måtte tilbake til start for å finne riktig kombinasjon, utdyper Hordnes.
Til tross for å ha begynt om igjen 180.000 ganger, bruker ikke denne prosessen mer enn minutter på å nå det ferdige resultatet. En kan tenke seg hvordan kvaliteten på resultatet kan sammenlignes med forsøket fra et menneske.
Trodde ikke på at det ikke fantes
Sykefravær, lønnskostnader, optimalisering av vakter og heltidskulturen er alle områder hvor systemet fra Dynamon kan hjelpe. Fordelene virker store, og løsningen fra Dynamon virker enkel. Da Hordnes var på utkikk etter utviklere, møtte hun med flere store selskaper.
– Ingen trodde på at denne løsningen ikke fantes. Men det gjorde den ikke. Og nå har vi løst den. En kan lure på hvorfor i all verden dette ikke ble løst tidligere, men nå er det altså løst, avslutter hun.
